管理職が忘れがちな、当たり前だけれど大切なこと｜第3話 管理とは
「何度も伝えているのに、なぜ変わらないのだろう」
報告が遅い。同じミスが続く。仕事が一部の社員に集中する。改善してほしくて指示や注意を重ねているのに、職場の状況が変わらない。そんなとき、管理する側も疲れてしまいます。
ただ、ここで一度、「管理とは何をすることなのか」を考えてみたいと思います。
指示を出し、進み具合を確認し、結果を評価する。それらは必要な仕事です。そのうえで、もう一つ確かめたいのは、社員が求められた仕事をできる状態にあるか、ということです。
管理とは、目的に向けて、より良い状態を保つこと
私たちは、日常でもさまざまなものを管理しています。
例えば、道具を管理するなら、数を確認するだけでなく、必要なときに使えるよう、手入れをしておきます。予定を管理するなら、締切を書き込むだけでなく、間に合うように時間を確保し、重なった予定を調整します。
どちらも、目的に沿って使える状態を整え、保つために行っています。
組織の管理も、同じように考えられるのではないでしょうか。私は、管理の基本を「組織の目的を達成できるように、必要なものを整え、より良い状態を保つこと」と捉えています。
売上や納期などの数字を確認することに加え、その成果を生み出すための人・モノ・情報・時間が整っているかを確かめる。その視点を持つと、管理職が日々見るべきものが、少し変わってきます。
成果を求めるとき、力を発揮できる状態も確かめていますか
例えば、同じミスを繰り返す社員がいるとします。「次は気をつけるように」と注意する前に、仕事の手順を理解しているか、必要な情報が届いているか、確認する時間が取れているかを確かめてみます。
手順が曖昧なら教える。情報が不足していれば共有する。仕事が重なって確認する余裕がないなら、優先順位や分担を見直す。背景が分かれば、注意に加えて行うべきことが見えてきます。
特に、人が力を発揮できる状態には、目に見えにくいものも含まれます。
仕事を進める知識やスキルは足りているでしょうか。疲れや負担が重なっていないでしょうか。仕事の意味や期待されていることを理解できているでしょうか。困ったとき、周囲に相談できているでしょうか。
どれも、聞けば当たり前のことです。しかし、目の前の成果を急ぐほど、「できたか、できなかったか」に注意が向き、その手前にある状態を見落としやすくなります。
本人に努力や改善を求めることも必要です。その努力が成果につながる条件を整えることも、管理職の大切な仕事です。
「人の心」も、仕事を支える大切な要素です
同じ知識や経験を持つ人でも、不安や迷いを抱えているときと、安心して仕事に向き合えるときでは、行動が変わることがあります。
例えば、分からないことを相談した際に「そんなことも分からないのか」と言われれば、次からは相談をためらうかもしれません。その状態で「早く報告してほしい」と伝えても、言葉だけでは行動が変わりにくいでしょう。
相談を受けたら、まず状況を確かめ、次にどうするかを一緒に整理する。こうした日々の対応も、必要な情報が届き、社員が力を発揮できる職場を整えることにつながります。
ここでいう「人の心を整える」とは、本人の気持ちを管理職の都合に合わせることではありません。本人の話に耳を傾け、不安や負担の背景を理解し、仕事の進め方や周囲の関わり方を調整することです。
人の状態を見ずに仕組みだけ整えても、仕組みがうまく働かないことがあります。気持ちに寄り添っても、仕事量や役割が曖昧なままでは、困りごとが残る場合があります。「人の心×組織の仕組み」の両面を見ることが大切です。
問題が起きてからの対応だけが、管理ではありません
「整える」という視点を持つと、問題が起きる前にできることにも気づきます。
忙しくなる時期の前に仕事の分担を見直す。初めての仕事を任せる際に、必要な情報と相談先を伝える。特定の社員に負担が集中していれば、引き継ぎや育成を進める。
いずれも、問題が大きくなってから注意するより前に、仕事を進めやすい状態をつくる働きかけです。
もちろん、管理職一人で、すべてを整えられるわけではありません。人員や予算、部署をまたぐ調整が必要なら、上司や経営者、人事責任者と共有する必要があります。経営者や人事責任者も、現場の管理職が何に困り、どのような支援を必要としているかを確かめたいところです。
組織の状態は、仕事や人の変化とともに変わります。一度整えたら終わりではなく、変化に気づき、調整を重ねていくことが「より良い状態を保つ」ということだと思います。
当たり前だからこそ、改めて確かめる
私たちは、さまざまな組織に所属し、日々何かを管理しています。身近な言葉だからこそ、管理の意味を改めて考える機会は少ないのかもしれません。
現場での経験を頼りに管理職になった方にも、長く組織を率いてきた方にも、一度振り返っていただきたい問いがあります。
「成果を求めている相手が、その力を発揮できる状態を整えているだろうか」
すべてを一度に見直す必要はありません。最近気になっている仕事を一つ取り上げ、何を目指し、そのために何が整っていて、何が足りないのかを確かめてみてください。
指示や注意、評価を生かすためにも、その土台となる状態に目を向ける。当たり前に思えるこの視点が、日々のマネジメントを見直す出発点になります。
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次回は、「責任を求める前に、その役割を果たせる条件を渡しているか」を、責任と権限の関係から考えます。
執筆：メンタルプログレス代表 山口幹生／組織マネジメント強化アドバイザー
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